I software gestionali svolgono un ruolo fondamentale nella gestione efficiente delle organizzazioni sportive. Aiutano infatti a semplificare aspetti cruciali, come contabilità, presenze agli allenamenti, e la gestione dei rapporti con gli utenti. Grazie al loro grado di automazione dei processi e ottimizzazione delle risorse, garantiscono inoltre una maggiore efficienza operativa.

Questo vale in particolare per le associazioni sportive dilettantistiche e per i centri estivi, dove le risorse disponibili sono spesso limitate. Un software gestionale per ASD e società sportive (calcio, pallavolo, ma anche sport meno praticati, che spopolano tanto in estate) è indispensabile per sfruttare al massimo le risorse a disposizione, e permettere al personale di programmare al meglio gli eventi e la comunicazione con sponsor e atleti. Il risultato è un’organizzazione competitiva ed efficiente, con processi interni ottimizzati, e una riduzione notevole del numero di errori.

Le caratteristiche di un gestionale per lo sport

In generale, un gestionale per società sportive dovrebbe ottimizzare la gestione di attività come lezioni, allenamenti e competizioni. Dovrebbe semplificare le procedure amministrative relative ai pagamenti delle quote associative, oltre alle comunicazioni tra soci, staff e dirigenti.

Gestione delle iscrizioni e delle scadenze

Con Gedimox, l’iscrizione diventa un processo semplice e rapido, accessibile online in qualsiasi momento tramite l’apposita moschera web. Da qualsiasi dispositivo, e attraverso qualsiasi browser, le iscrizioni possono essere registrate senza errori, anche in tutte quelle situazioni in cui si verifica un rapido aumento degli iscritti in un breve periodo di tempo, come nel caso dei centri estivi, grest e campus sportivi estivi.

E così, il vostro personale, volontari o professionisti, dovrà solo confermare la registrazione tramite il computer. Naturalmente dopo aver confermato l’avvenuto pagamento: Gedimox crea in automatico un’anagrafica di tutti i partecipanti ai corsi, estivi e non, semplificando anche la gestione delle presenze agli allenamenti, agli eventi e alle attività, nonché delle scadenze dei certificati medici e delle iscrizioni.

Un’altra difficoltà dei centri sportivi, tanto più di quelli estivi in cui le scadenze si accumulano in tempi brevi, è infatti quella di ricordare tutte le scadenze. Con Gedimox, la segreteria avrà sempre accesso a una “griglia” in diversi colori, che rende rapida e immediata la consultazione della web app per tutte le associazioni sportive. In rosso verranno infatti visualizzati i nominativi con il certificato medico o l’iscrizione già scaduta, in giallo quelli con la scadenza in giornata, e in rosa quelli che scadono entro un tempo personalizzabile direttamente dall’associazione o dal centro sportivo.

Organizzazione degli eventi sportivi (tornei o eventi a numero chiuso)

Tornei, gare e incontri sportivi, ma anche corsi e attività a esaurimento: nel mondo dello sport, l’organizzazione di tornei o eventi a numero chiuso richiede un’attenta pianificazione. Ma anche per i centri estivi, Gedimox è tra i software gestionali che semplifica l’organizzazione di uscite e gite didattiche.

Il software consente infatti di creare degli eventi a esaurimento, a mano a mano che i partecipanti si iscrivono agli slot orari disponibili. Agli interessati basterà accedere all’apposita maschera, scegliere un orario o un giorno in cui registrarsi, inserire i propri dati, e attendere la mail di conferma. Nel caso di eventi ad esaurimento, lo slot orario risulterà non più disponibile, e la soluzione è completamente personalizzabile da parte della segreteria sia per la durata dei vari slot, che per il numero di posti disponibili per ciascun evento.

La creazione di eventi a esaurimento facilita anche il monitoraggio delle partecipazioni, e la creazione di quei rapportini sulle presenze poi automaticamente inseriti nell’area dell’anagrafica. Quest’area è protetta ai massimi livelli: da un lato, perché solo l’atleta e la segreteria possono accedervi, permettendo di scaricare in qualsiasi momento anche una serie di documenti privati, come il 730 e i certificati medici, senza fare ricorso alla segreteria.

Dall’altro, perché i database di Gedimox sono tra i più sicuri in Italia. I server sono quelli italiani gestiti dal provider Aruba, famoso per i propri standard di affidabilità dei dati. Ogni società sportiva, inoltre, ha una propria base dati separata dalle altre, sia per quanto riguarda il server principale che quello di backup. In questo modo, anche in caso di disaster recovery, i vostri dati saranno sempre al sicuro, e ripristinabili rapidamente.

Comunicazione con i membri

Infine, con Gedimox anche comunicare con i membri è facile e veloce. Il software consente la gestione massiva delle comunicazioni dall’anagrafica delle associazioni, inviando email a tutti gli utenti che desiderano, ad esempio, essere informati sulle scadenze e su eventuali attività, o sulla loro modifica, dagli orari ai programmi. Tutte le informazioni sui membri sono infatti riunite in un’unica schermata, per inviare messaggi istantanei a tutti gli iscritti al centro estivo, o all’associazione sportiva.

Gedimox ha inoltre un ulteriore vantaggio: quello di essere rivenduto direttamente dai suoi sviluppatori. In questo modo, la web app potrà sempre essere personalizzata sulla base delle vostre esigenze, e di quelle della vostra società sportiva.

Contattate quindi Studio Programmi per ottenere maggiori informazioni o una demo completa del gestionale, da provare quest’estate per il vostro centro estivo. E ripartite poi a settembre con Gedimox, per un nuovo anno sportivo all’insegna dell’organizzazione e dell’efficienza!