Il nostro consulente vi ha già parlato del trattamento dei dati nel rispetto di #privacy e #GDPR, aiutandovi a identificare i casi in cui state trattando dati personali.
Oggi, nell’ambito del trattamento e della conservazione dei dati, il consulente di Studio Programmi, da sempre attenta al processo di digitalizzazione delle imprese, vi illustrerà come conservare un particolare tipo di dati e documenti, quelli informatici, in osservanza delle nuove norme AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) in vigore dal 1° gennaio 2022.
Perché se le nuove linee guida AgID sono molto chiare sulle regole tecniche (dai formati di file e metadati accettabili, alle operazioni di selezione dei documenti), più complicata è, invece, l’individuazione dei nuovi ruoli, tra Conservatore, Responsabile della Gestione documentale, e il Responsabile della Conservazione dei documenti informatici.
Prima di saltare questo articolo, siete proprio sicuri di non averne bisogno? Perché, tra tutti i possibili documenti digitali che necessitano di un particolare iter di conservazione, spiccano le fatture elettroniche, rese obbligatorie già dall’anno fiscale 2021.
Il Responsabile della Conservazione: chi è, e quali caratteristiche deve avere?
Se nelle aziende private, a differenza della Pubblica Amministrazione, non è previsto un Responsabile della gestione documentale, il Responsabile della Conservazione dei documenti informatici, tuttavia, secondo le nuove direttive è un soggetto obbligatoriamente presente nelle aziende. Deve trattarsi inoltre esclusivamente di una persona fisica (quindi un individuo identificabile con nome e cognome, non può trattarsi di un insieme di persone, o di “persone e beni”, come viene identificata un’impresa dal punto di vista legale), interna o esterna all’organizzazione, indipendentemente.
Oltre quindi ad essere una persona specifica, quindi, il Responsabile della Conservazione deve essere in possesso di adeguate competenze giuridiche, informatiche e archivistiche, e di essere una persona diversa da quella che già ricopre il ruolo di Conservatore. Il Conservatore accreditato, infatti, è quel soggetto pubblico o privato che svolge l’attività di conservazione dei documenti, previo riconoscimento degli elevati requisiti di qualità e sicurezza da parte dell’Agenzia per l’Italia digitale.
Questo significa che chi conserva i documenti (che può essere un’azienda) deve essere diverso dal Responsabile (che può essere solo un individuo) designato ufficialmente, tramite verbale apposito, per controllare lo stato di conservazione dei documenti stessi, indicare le procedure e designare le persone incaricate di agire nel rispetto delle linee guida. Non è possibile, in sostanza, indicare il Rappresentante legale del Conservatore, o uno dei dipendenti, come Responsabile della Conservazione, proprio perché questi dovrebbe vigilare sull’operato del Conservatore stesso, e determinare le norme da seguire nel proprio operato.
Tra i compiti, il Responsabile della Conservazione, infatti, vi è prima di tutto quello di predisporre il Manuale di Conservazione, un documento che descriva dettagliatamente i soggetti coinvolti nel sistema di conservazione dei documenti, il ruolo che ricoprono, e il modello di conservazione dei documenti informatici, con l’illustrazione dettagliata del sistema, i processi, le architetture e infrastrutture impiegate.
Il Responsabile è poi incaricato di accertarsi sullo stato di conservazione dei documenti, e di risolvere eventuali problemi, poiché in qualità di responsabile giuridico, ne risponde davanti alla legge. Questo implica che sarà compito suo reperire le risorse necessarie alle attività di vigilanza, schedulare le verifiche periodiche (non meno di uno ogni cinque anni) per riscontrare l’integrità della documentazione, e per mantenere la funzionalità dei sistemi di registrazione e dei loro formati, e ovviarvi, in caso di necessità, ad esempio gestendo la copia dei documenti informatici.
Per saperne di più, contattate subito Studio Programmi: il nostro consulente sarà sempre disponibile per un check della vostra situazione, e per affiancarvi nel percorso, talvolta complicato, di adeguamento alle norme giuridiche per la tutela del vostro business.
