Siete imprenditori e imprenditrici moderni e al passo con i tempi: usate software gestionali ERP evoluti come Business Cube, per gestire le risorse di impresa e generare fatture elettroniche, sfruttate dove possibile l’e-commerce per vendere i prodotti online, e vi affidate ai social per raggiungere e interagire con i potenziali clienti, conoscere i loro gusti e sviluppare soluzioni personalizzate, magari grazie all’aiuto di collaboratori che lavorano da remoto, allora siete a buon punto.
Allora perché conservate ancora i documenti contabili come Libri, registri e mastrini in forma cartacea, tra decine e decine di armadi e contenitori? Oggi, anche per conservare i documenti burocratici e amministrativi, potete rivolgervi al digitale.
Digitalizzazione archivi e documenti: cosa, come e perché
Chi già utilizza uno dei software di casa Studio Programmi come Business Cube, è avvantaggiato: Business Cube infatti è già collegato in automatico al portale Doceasy per l’invio automatico e la conservazione delle fatture elettroniche di vendita e per il download di quelle d’acquisto. Ma sono tantissimi i documenti che possono essere digitalizzati e conservati in outsourcing: se per le fatture elettroniche, le mail inviate tramite PEC e i contratti firmati digitalmente a conservazione digitale è obbligatoria a norma di legge, le ultime linee guida AgID identificano una serie di altri documenti, per i quali la conservazione digitale, qualora rispetti determinate caratteristiche tecniche, ha valore legale.
Si parla dunque di
- Libro giornale,
- Libro degli inventari,
- Registro dei beni ammortizzabili,
- Scritture ausiliarie (patrimoniali, reddituali e di magazzino),
- Registri utili ai fini IVA, come il registro delle fatture emesse e degli acquisti,
- Dichiarazioni fiscali,
- F23 e F24,
- Libri sociali, e scritture contabili obbligatorie per le società per azioni, come libro dei soci e libro delle obbligazioni,
- Bilancio d’esercizio (Conto Economico, Stato Patrimoniale e Nota Integrativa),
- Relazioni sulla gestione, come quella dei Sindaci e revisori,
che se redatti originariamente in modo da garantire l’identificazione informatica dell’autore, l’integrità e l’immodificabilità nel tempo, secondo l’art.2702 del Codice Civile mantengono la loro valenza giuridica e l’efficacia probatoria. Non c’è quindi bisogno di stampare libri e registri contabili, consentendo a micro imprese, studi professionali, e a piccole attività come negozianti e artigiani di alleggerire il lavoro d’ufficio, e di ottimizzare le risorse aziendali, dalla riduzione dei costi per la carta e la stampa, all’eliminazione dei contenitori cartacei che occupano tanto spazio in ufficio, pur con tutta la sicurezza di una conservazione sempre in regola con le ultime direttive AdE.
Rivolgendovi a Studio Programmi per conservare digitalmente i vostri documenti, inoltre, otterrete un servizio completo e affidabile: Studio Programmi è una software house con quasi 30 anni di esperienza in fatto di soluzioni digitali per le aziende, e anche per la gestione documentale, come per tutti i suoi software, vi garantisce la sicurezza dei dati, e la perfetta condivisione e fruizione delle informazioni. Doceasy, infatti, con cui Studio Programmi collabora già per generare le fatture di Business Cube è facilmente utilizzabile anche da tablet o da PC, sia per caricare i documenti, che per condividerli con il commercialista o inviarli a tutti i collaboratori, così che possano essere modificati, firmati anche in digitale, prima dell’archiviazione che ne determini la marca temporale.
