Associazioni sportive, oratori e parrocchie, cooperative sociali ma anche sempre più istituti scolastici si organizzano in estate per dare vita ai centri estivi, anche nella forma di campus o grest, in cui i ragazzi possono partecipare a diverse attività, da quelle artistiche e ricreative, fino alle gite o alle uscite. Che si tratti di un modo per ottimizzare i tempi morti della stagione sportiva, come nel caso delle associazioni e dei centri sportivi più o meno dilettantistici, o di iniziative a vantaggio della collettività, molti enti, però, si trovano ancora a gestire le attività, dalle iscrizioni, ai pagamenti, fino all’organizzazione delle uscite, a mano o al massimo, ricorrendo ai fogli di calcolo.
Questo, però, porta via moltissimo tempo a persone che non sono specializzate nella tenuta amministrativa, e che potrebbero prestare le proprie competenze tecniche e specifiche per altro, e che potrebbero commettere errori anche grossolani, o dimenticanze, rendendo la gestione del tutto inefficiente. Per questo motivo, oggi esistono sul mercato dei software gestionali che aiutano le aziende e le associazioni a gestire al meglio le proprie attività.
Studio Programmi, la software house veronese che dal 1995 si occupa di software gestionali per aziende di ogni settore, ha sviluppato nello specifico per i centri sportivi e le piccole realtà, enti e associazioni, che organizzano attività ed eventi su iscrizione, un software specifico che le aiuti a semplificare e automatizzare la gestione delle iscrizioni, controllo scadenze certificati medici, pagamenti quote, gestione dei gruppi/squadre, gestione presenze agli eventi (allenamenti, partite), tenendo sotto controllo scadenze e rinnovi, l’emissione delle fatture, e in generale l’adempimento di tutte quelle complicate attività di segreteria che non fanno che rendere difficile la gestione quotidiana, e portare via tempo: Gedimox.
Gedimox – i vantaggi della digitalizzazione
Gedimox è l’intuitiva web app sviluppata da Studio Programmi che vi consente di digitalizzare le attività di segreteria e di contabilità, rendendole in molti casi automatiche. Non servono strumenti particolari per utilizzarla, proprio perché, essendo un’applicazione web, è accessibile da qualunque dispositivo, tablet, pc o cellulare, semplicemente collegandosi al sito internet attraverso qualsiasi browser con le proprie credenziali. Anche da remoto.
Le sue funzionalità, però, sono vastissime. Si parte dalle iscrizioni: i moduli di richiesta possono essere compilati dai genitori interamente online, collegandosi alla maschera web con qualsiasi dispositivo a loro disposizione, e inserendo i dati richiesti. Le domande saranno visualizzabili direttamente dalla segreteria, che potrà confermarle, e importare in automatico le informazioni inserite creando una nuova anagrafica nel database.
La sezione dell’Anagrafica riceve infatti informazioni in tempo reale da tutte le altre funzioni, per generare, ad esempio, in automatico moduli e documenti per il 730 e la dichiarazione dei redditi. La segreteria deve solo registrare i pagamenti, e premendo il pulsante il programma genera una serie di documenti in formato PDF che possono essere inviati direttamente ai genitori, ma che vengono comunque salvati in automatico nell’area dedicata a ciascun iscritto, insieme agli altri come certificati medici o documenti di identità. Non solo, ma questi possono essere visualizzati e scaricati in automatico senza dover passare dalla richiesta alla segreteria: integrata a Gedimox c’è un’altra applicazione sempre web, Querimox, in cui i genitori, previa richiesta di iscrizione, possono accedere ai dati dei propri figli e scaricare in automatico i documenti di loro interesse.
Non solo, ma moltissime altre attività possono essere gestite direttamente dal web con Gedimox, dall’invio massivo di e-mail, ad esempio per avvisare i genitori di attività comuni, fino a schedulare eventi cadenzati in specifici slot orari a esaurimento. Esiste infatti la possibilità di generare un form esterno via web, in cui creare le disponibilità orarie della giornata in modo che, a mano a mano che i genitori si collegano e si iscrivono, gli orari vadano via via esaurendosi, lasciando solo quelli disponibili dopo l’invio della mail automatica di conferma dell’appuntamento.
Una web app completa, quindi, che consente di automatizzare tutti quei lavori di segreteria che sono tanto inefficienti, ma anche una web app sicura: i dati inseriti sono pur sempre dati sensibili, per questo motivo Gedimox si basa su un sistema ben sviluppato di protezione dei dati. In primo luogo, il database è protetto dal provider stesso: i server sono quelli italiani gestiti dal gruppo Aruba, rinomato per gli standard di sicurezza e affidabilità dei dati. Ogni società sportiva, inoltre, ha una propria base dati separata dalle altre, e in caso di disaster recovery, Aruba gestisce i backup su un server diverso da quello di gestione, per assicurare sempre la disponibilità di una copia dei dati da ripristinare.
Per ottenere maggiori informazioni, quindi, o per provare gratuitamente e senza impegno una demo del software Gedimox, contattate Studio Programmi: che siate associazioni o enti sportivi o di qualsiasi tipo, il personale tecnico di Studio Programmi sarà sempre a vostra disposizione 24/7 per guidarvi in tutte le fasi di installazione, apprendimento e configurazione del software. Il vantaggio di rivolgersi a Studio Programmi, infatti, è quello di parlare direttamente con gli sviluppatori della web app, per un approccio diretto nella risoluzione dei problemi.
